Procedure

Termijn: Dien de aanvraag ruim vóór aanvang van het project in. De behandeling van uw aanvraag duurt circa vier weken.

Ontvangstbevestiging: Na het insturen van uw aanvraag ontvangt u binnen twee weken een bevestiging. Daarin krijgt u een projectnummer toegekend.

Compleet dossier: U zorgt dat het dossier compleet is met een kopie van de statuten (alleen stichting/vereniging), een recent jaarverslag (alleen stichting/vereniging) en de meest actuele begroting en dekkingsplan.

Aanvullende informatie: Het bestuur neemt de aanvraag in behandeling en neemt mogelijk contact op voor aanvullende informatie.

Afwijzing of contract: Na behandeling door het bestuur ontvangt u een toewijzing in de vorm van een contract of een afwijzing. U kunt een antwoord verwachten binnen vier weken nadat het gehele dossier compleet is gemaakt.

Contract: Het contract stuurt u binnen één maand, ondertekend door een daartoe bevoegde persoon, terug naar de vHVF.

Voortgangsbevestiging: Zodra bekend is wanneer het project daadwerkelijk van start gaat, stuurt u een voortgangsbevestiging naar de vHVF.

80% - 20%: De vHVF keert 80% van het donatiebedrag uiterlijk een maand vóór aanvang van het project uit. De overige 20% (of een deel daarvan) wordt na afloop van het project uitgekeerd.

Op de hoogte houden: Tijdens de gehele procedure houdt u het bestuur op de hoogte van toe- en afwijzingen van andere geldschieters en aanpassingen in het projectplan. Dit kan via e-mail.

Bestedingsverklaring: Binnen twee maanden na afloop van het project stuurt u de vHVF een gewaarmerkte bestedingsverklaring. Op basis van die eindafrekening krijgt u de overige 20% of een deel daarvan uitgekeerd, afhankelijk van de werkelijk gemaakte kosten.

Inhoudelijke evaluatie: Ook stuurt u de vHVF een inhoudelijke evaluatie.

Geld over? Wanneer de kosten van het project lager zijn dan het totaal verworven bedrag, zal de vHVF dit naar rato verrekenen met de resterende 20% van het donatiebedrag.